In diesem Artikel beschreibe ich kurz 6 Ideen, wie man die eigene Produktivität steigern kann. Die Liste ist nicht vollständig und nur eine Ansammlung einiger Gedanken. Natürlich funktionieren die meisten Ideen auch nur für Menschen, die den Großteil ihres Tages vor dem Computer verbringen und etwas „kreieren“ müssen, um ihre Brötchen zu verdienen. Für manche Berufsgruppen, wie z.B. Angestellte in Call-Center, wären meine Tipps wohl eher so etwas wie Arbeitsverweigerung und das Gegenteil von dem, was ich damit eigentlich bewirken will.
1. Das Wichtigste zuerst
Wie produktiv ein Tag ist, hängt davon ab, wie man ihn beginnt. Als erstes überlege ich mir deshalb, welche Arbeiten ich heute unbedingt erledigen will. Das können Arbeiten sein, die ich unbedingt erledigen muss oder auch Dinge, die ich einfach gerne ausprobieren würde. Man kann diese Aufgaben entweder auf einen Zettel notieren oder einfach im Kopf behalten – wichtig ist nur, dass man mit der Aufgabe beginnt, die heute am wichtigsten ist und so lange daran bleibt, bis diese Aufgabe entweder erledigt ist oder man für heute genug davon hat.
2. Keine E-Mails, keine Telefonate, kein Facebook …
Dieser Punkt ist eine Ergänzung zum ersten: Bevor man nicht mit der wichtigsten Aufgabe des Tages begonnen hat, gibt es keine E-Mails, keine Telefonate, kein Facebook. Kurz gesagt, es gibt keine Ablenkungen, bevor man nicht damit begonnen hat, was man heute machen will. Wenn ich heute z.B. unbedingt diesen Blog-Artikel schreiben will, lese ich keine E-Mails, bevor ich mit dem Schreiben beginne. Ich kommuniziere im Idealfall überhaupt nicht mit anderen, bis ich meine Aufgabe erledigt habe oder es für heute gut sein lasse.
3. … und vor allem keine Notifications!
Damit Punkt 1 und 2 überhaupt funktionieren können, müssen sämtliche Notifications deaktiviert sein. Notifications sind nichts anderes als Ablenkungen bzw. Unterbrechungen. Und wer produktiv arbeiten möchte, darf nicht abgelenkt bzw. unterbrochen werden. Ich bin in der glücklichen Lage, kein Smartphone zu besitzen, was mir eine Menge Ablenkungen erspart. Damit ich auch am Laptop nicht von eingehenden E-Mails unterbrochen werde, habe ich einfach das automatische Empfangen von Nachrichten deaktiviert. Das sollte meines Wissens in jedem Mail-Programm funktionieren und hilft dabei, den eigenen Tag selbst zu gestalten und nicht nur von externen Faktoren abhängig zu machen.
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4. Fixe Zeiten für E-Mail & Co
Wer den Artikel bis jetzt gelesen hat, könnte meinen, dass Kommunikation mit Anderen eine böse Sache wäre – das stimmt natürlich nicht. Es geht nur darum, selbst zu bestimmen, wann diese Kommunikation stattfindet und kein Sklave der Wünsche und Pläne von anderen Menschen zu werden. Am besten funktioniert das, wenn man fixe Zeiten festlegt, in denen man seine E-Mails liest, Antwort-Mails schreibt, Telefonate führt (eventuell zurückruft), Facebook und Twitter durchschaut und andere „soziale Aktivitäten“ durchführt. Im Moment versuche ich gerade meine E-Mails einmal nach dem Essen und einmal am späten Nachmittag zu checken. Wann und wie oft man „sozial“ wird, hängt dabei natürlich von jedem selbst ab. Man sollte aber versuchen, nicht die ganze Zeit „verbunden“ zu sein.
5. Weniger arbeiten
Bis jetzt ging es nur darum, sich nicht ablenken zu lassen bzw. sich nicht selbst abzulenken. Das ist wichtig für die eigene Produktivität, um aber wirklich effektiv sein zu können, muss man fokussiert arbeiten. Eine sichere Methode um jeglichen Fokus zu verlieren, ist jeden Tag für 8 bis 12 Stunden oder noch länger zu arbeiten. Besser man arbeitet täglich 4 Stunden (oder weniger) und nutzt diese kurze Zeit so gut wie möglich, in dem man sich nicht ablenken lässt und seine Arbeit konzentriert erledigt. Das hört sich im ersten Moment kontraproduktiv an, weil weniger Arbeit auch weniger Leistung bedeutet, sobald man aber bemerkt, dass man den halben Tag im Büro nur mit Kollegen spricht, E-Mails checkt, Facebook-Nachrichten schickt und andere Ablenkungen sucht, wird man den Unterschied zwischen Anwesenheit und Produktivität schnell erkennen.
6. Nicht ständig über die Arbeit nachdenken
Ständig über die Arbeit nachzudenken, dürfte vor allem ein Problem von Menschein sein, die ihr Hobby zum Beruf gemacht haben. Ich bin z.B. manchmal so eingenommen von meiner eigenen Arbeit, dass ich nur noch darüber nachdenke. Ich denke nach, was ich schon gemacht habe und was ich noch machen werde. Ich schmiede Pläne und überlege, was als Nächstes kommt – manchmal so sehr, dass mein restliches Leben nur so an mir vorbei zu ziehen scheint. Dieses Gefühl, dass das Leben an einem vorbei zieht, ist ein sicheres Zeichen dafür, dass man 1.) zu viel arbeitet und 2.) die eigenen Gedanken zu selten zur Ruhe kommen. Wenn ich abends auf der Couch sitze und merke, dass ich schon wieder über die Arbeit nachdenke, dann schreibe ich entweder meine Gedanken auf, um morgen weiter darüber nachzudenken oder mache mir selbst klar, dass diese Gedanken nur eine Fantasie sind, die mich davon abhalten, das Leben im Hier und Jetzt zu genießen.
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Carmen — 6. Februar 2012
Ganz wichtig, den Satz: „Aaargh, nur noch 5 Minuten“ (Facebook und co ;)) ganz aus dem Sprachgebrauch entfernen.
Ich persönlich komm auch nur zu konzentriertem Arbeiten, wenn ich schon früh am Vormittag damit anfange. Lange ausschlafen, gemütlich frühstücken- und schon ists Nachmittag, dann sinkt die Motivation („Jez hab ich eh nur mehr so und so viel Stunden Zeit, dann muss ich schon wo hin… Zahlt sich ja gar nicht mehr aus anfangen…“) Vor allem da man bei vielen Dingen mit einberechnen muss, dass man erst wieder in die Arbeit reinkommt. Bei vielen Projekten sind mir 4 Stunden (klar, man macht mal ne ganz kurze Trinkpause o.Ä. dazwischen) zu kurz…
Philipp Rudler — 6. Februar 2012
Ich seh’ das genauso wie Carmen.
Früh’ aufstehen, am besten noch in Boxershort und der Tasse Kaffee in der Hand zum Rechner und schöpfen bis die Blicke aus dem Fenster sich häufen.*
Wenn man sich am Vorabend gar noch 2 Dinge aufschreibt, die man am nächsten Tag als erstes erledigen wird, dann läuft man auch nicht Gefahr an etwaigen Startschwierigkeiten zu krepieren.
Empfehlenswert dazu folgender blog über produktives Arbeiten: http://the99percent.com/
*mittlerweile bin ich ja angestellt und mein Arbeitgeber kümmert sich mit den Arbeitszeit-Richtwerten darum, meine Produktivität zu forcieren ;-)
Walter — 10. Februar 2012
ja, die klassischen tipps die jeder kennt und nie befolgt :-) aber gut wieder mal dran erinnert zu werden, jetzt fehlt mir nur noch die Konsequenz…. aber nächste Woche versuch Ichs gleich mal….
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