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5 einfache Tricks um seine Inbox sauber zu halten

von Stefan Rössler am 12. März 2012

6 Kommentare zuletzt von Peter

Seit ca. 1½ Jahren halte ich meinen E-Mail-Posteingang sauber und habe seit dieser Zeit nie mehr als 5 bis 10 Mails in meiner Inbox. Ein großer Fortschritt wenn man bedenkt, dass sich zu dem Zeitpunkt als ich mit dem Organisieren meines Posteingangs begonnen habe, mehr als 2.000 Mails darin befanden.

Ich habe mir damals das Video zu Inbox Zero angesehen und noch bevor ich die Hälte des Videos durch hatte, damit angefangen meine E-Mails zu sortieren. Als ich meinen Posteingang einmal leer hatte, war ich mir nicht sicher, ob das auch so bleiben würde – es hat bis heute geklappt. In diesem Artikel beschreibe ich kurz, wie ich das gemacht habe.

1. E-Mails löschen

Das sollte offensichtlich sein. Ich erwähne es dennoch, weil viele Leute ihre E-Mails zwar lesen aber nicht löschen – warum auch immer. Bei mir war es so, dass ich es mir einfach angewöhnt hatte, meinen Posteingang immer voller und voller werden zu lassen. Ich habe NIE eine E-Mail gelöscht, vielleicht auch, weil ich Angst hatte, etwas verlieren zu können. Diese Angst rechtfertigt aber nicht, dass man tausende E-Mails in seinem Posteingang hat. Dafür gibt es schließlich den Papierkorb.

2. E-Mails nicht nur lesen

Eines meiner größten Probleme war, dass ich E-Mails automatisch empfangen habe. Das heißt, jeden Moment konnte eine neue E-Mail in meinem Posteingang landen. Außerdem hatte ich Notifications (Signalton beim Emfpang einer neuen E-Mail) aktiviert und somit jede neue E-Mail in dem Moment registriert, in dem sie bei mir angekommen ist. Das Problem dieser (Standard)-Eintstellung ist Folgendes: Man arbeitet gerade, plötzlich hört man einen Signalton, welchselt natürlich sofort ins E-Mail-Programm, sieht eine neue E-Mail, klickt sie an um den Text zu lesen, überfliegt die Nachricht und denkt sich „mach ich später“. Heute checke ich nie meine E-Mails, ohne Zeit zu haben, die E-Mail auch zu beantworten und entweder zu löschen oder zu archivieren.

3. Fixe Zeiten für E-Mails einplanen

E-Mails bedeuten Arbeit und deshalb sollte man sich auch Zeit nehmen um seine E-Mails zu bearbeiten. Wie bereits in einem anderen Artikel beschrieben, checke ich meine E-Mails ca. 2 bis 3 Mal täglich. Ich öffne mein Mail-Programm, klicke auf Empfangen und lese mir Mail für Mail durch. 80% aller E-Mails lösche ich ohne lange nachzudenken. Das sind z.B. Newsletter und Werbe-Mails. Die restlichen 20% versuche ich sofort zu beantworten und dann auch zu löschen. Das Ziel einer solchen Session ist, dass keine E-Mail in meinem Posteingang überlebt, denn jede E-Mail im Posteingang bedeutet eine offene Arbeit.

4. Ein einziges Archiv für E-Mails erstellen

Manche Leute habe sich ein ausgeklügeltes System überlegt, um ihre E-Mails zu sortieren und für später aufzubewahren. Es gibt einen Ordner für private und einen für geschäftliche E-Mails, dann gibt es noch einen für Rechnungen und einen für Spaß-Mails von Freunden und natürlich einen Ordner mit dem vielsagenden Namen „Inspirationen“, in welchem Mails landen, die einen besonderen Eindruck hinterlassen haben und die man irgendwie für später aufbewahren will. Diese ausgeklügelten Systeme scheinen auf den ersten Blick sinnvoll zu sein, haben aber ein gewaltiges Problem: Man benutzt sie nicht.

Klar, man benutzt sie in der 1. Woche und dann wahrscheinlich noch ein paar Tage, aber irgendwann kommt der Punkt, an dem man nicht weiß in welchen Ordner man eine bestimmte E-Mail einsortieren soll. Man kann dann entweder einen neuen Ordner machen oder was man von Anfang an machen sollte, man erstellt einen einzigen Ordner mit dem Namen „Archiv“ und sortiert jede E-Mail, die man aufbewahren möchte in diesen Ordner. Keine Sorge, Mail-Programme habe eine Suchfunktion und dieses Micro-Management mit 20 Unterordnern macht praktisch gesehen überhaupt keinen Sinn.

5. Notifications abdrehen

Ja, ich weiß – dieser Tipp bekommt langsam einen Bart, aber ich muss das immer wieder erwähnen, weil viele nicht erkennen, wie schlimm Notifications sind. Wie in Punkt 2 beschrieben, hatte ich früher ständig Notifications aktiviert und kenne das Problem. Ich denke darüber wie über eine Sucht: Der Signalton ist der Stimulus und das Checken der neuen E-Mail ist unser Response. Ihr müsst mal beobachten wie lustig Leute aussehen, wenn sie diesen Signalton hören. Die Welt scheint plötzlich still zu stehen, Gespräche werden sofort unterbrochen, die Arbeit wird niedergelegt und man wechselt in sein Mail-Programm – alles passiert wie auf Autopilot. Macht man das einmal lange genug, könnte ich mir vorstellen, dass sich eine Art Instinkt daraus entwickelt, gegen den man sich nicht mehr wehren kann – ähnlich wie bei einem Hund, der nicht anders kann, als dem Stöckchen hinterher zu laufen und es seinem Herrchen zurück zu bringen.

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Bisher 7 Kommentare

  1. markus12. März 2012

    inboxzero for life :)

    add. Archiv-Folder: privat vs geschäftlich macht vielleicht noch sinn, alles andere definitiv nicht, dafür sind labels (die auch automatisiert ablaufen können) perfekt - alles in einem folder und trotzdem auffindbar

    lg, markus

  2. Fabio12. März 2012

    Sich Zeit zum E-Mails lesen einplanen - spannender Gedanke.

    Was ich schon Zeit mit dem Erstellen und Benennen von Ordnern und Entwickeln ausgeklügelter Ordnungssysteme verbracht hab.

    Danke für die Tipps!

    Lieber Gruß, Fabio

  3. Michael16. März 2012

    Ich habs mal mit deinem System probiert - danke! funktioniert super!

  4. stwunder17. März 2012

    Finde ich sehr gut, deine Gedanken! Mir gehts mit meinen Emails sehr ähnlich und ich habe mir auch vor Kurzem angewöhnt von Notifications jeglicher Art Abstand zu nehmen um effizienter Arbeiten zu können. An dieser Stelle sei erwähnt dass ich Growl (http://growl.info/) bis vor kurzem verwendet hatte um meine Notifications zu zentralisieren, bis ich erst gemerkt habe wie stark es mich vom Arbeiten ablenkt da alle paar Minuten ein Notification Overlay auf meinem Bildschirm war. Growl habe ich gelöscht und vermeide seither jegliche Notifications um besser arbeiten zu können.

    Das inboxzero Konzept finde ich spannend und werds ausprobieren :)

    Thx für die Tipps!

    LG Stefan

  5. Martin Schlagnitweit17. August 2012

    Super Artikel!

    Ich machs fast genau so. Nur mit Punkt 3 (fixe Zeiten) habe ich mich nicht anfreunden können.

    Was ich zusätzlich mache: Ich hab mir eine spezielle Mailbox eingerichtet, die ich für Newsletter, Reports, Benachrichtigungen, etc. verwende. Die muss ich nicht immer lesen, möchte ich aber auch nicht abbestellen. Wenn ich mal Zeit finde, schau ich die durch, ansonsten lösche ich die einfach.

    Und bei jedem Newsletter und ähnlichen E-Mails überlegen, ob es wirklich notwendig ist.

  6. Pingback Lean E-Mail Management « Wunder[voll] informiert18. September 2012

    […] folgendem Blogpost wird das Konzept namens Inbox Zero von Merlin Mann von einem Bekannten von mir sehr schön […]

  7. Peter23. November 2012

    Ja, so hat jeder seine eigenen kleinen oder großen Probleme :-)

    Hier meine Strategie:

    Nach Post wird mehrmals im Tagesverlauf gesehen. Es gibt nur eine Standardzeit: Morgens, nachdem der PC läuft. Im Tagesverlauf dann „nach Lust und Laune“, wenn man eh eine kreative Pause macht oder wenn man weiß, dass da was angekommen sein müßte.

    Dann wird zunächst ein inzwischen uraltes Programm gestartet: der pop3checker. Der lädt keine Mails herunter, sondern schaut nur auf dem Server nach, was eingegangen ist. Ausserdem trennt das Tool nach Mails aus zuverlässiger Quelle (bekannte Absender) und nach unbekannten Absendern (überwiegen == Spam). Hier muß ich lediglich nach eventuell doch seriösen Mails Ausschau halten. Ansonsten werden die Mails per Button auf einen Rutsch gleich vom Server entfernt. Anschließend starte ich mein Mailprogramm und hole die - meist wenigen - verbliebenen Mails ab.

    Beantwortet wird nach Möglichkeit gleich. Ich kenne mich nämlich… Unerledigte Mails bleiben aber solange im Posteingan, bis sie bearbeitet sind. So kann nix untergehen…

    Geschäftl Schriftverkehr) muß in DE aufbewahrt werden. Also werden diese Mails, sofern bearbeitet, gleich ausserhalb des Mailprogramms in einer bewährten Ordner-Struktur archiviert und im Mail-Programm gelöscht. Fertig…

    So bleibt meine Inbox zwar nicht 100% leer, aber sie läuft auch nicht über. Wichtige Mails sind archviert und datengesichert, der Rest gelöscht. Verbliebene Mails werden dann kontinuierlich abgearbeitet oder nach anderweitiger Erledigung zu gegebenem Zeitpunkt gelöscht.

    Das funktioniert seit Jahren bei mir.

Du hast eine Meinung dazu? Wir freuen uns :)

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